Terms & conditions — Conditions générales de collaboration.

1. Objet et portée.

Les présentes conditions générales (ci-après les « Conditions générales ») ont pour objet de définir le cadre applicable à la fourniture de services par LineaVive SRL à ses clients professionnels. Elles précisent les droits et obligations respectifs des parties, depuis la prise de contact jusqu’à la réalisation des prestations, en passant par la commande, la facturation et, le cas échéant, la résiliation anticipée.

Elles s’appliquent à toutes les propositions commerciales, lettres de mission, conventions de prestation et contrats conclus entre LineaVive et le Client, sauf stipulation contraire dans des conditions particulières écrites. En cas de contradiction entre un document contractuel spécifique et les présentes Conditions générales, les stipulations spécifiques prévalent pour les éléments qu’elles couvrent.

Le Client reconnaît avoir pris connaissance des présentes Conditions générales avant de mandater LineaVive et les accepter sans réserve, dans les limites de la législation applicable et des éventuels accords particuliers.

2. Documents contractuels et ordre de priorité.

Les relations contractuelles entre LineaVive et le Client sont constituées, le cas échéant, des documents suivants, qui s’appliquent dans l’ordre de priorité décroissant ci-dessous:

• les clauses impératives d’un contrat spécifique ou d’une lettre de mission signée par les deux parties;
• les conditions particulières figurant dans une proposition commerciale acceptée;
• les présentes Conditions générales;
• les éventuelles annexes techniques ou opérationnelles;
• les documents de référence mentionnés à titre informatif (par exemple: politiques publiées sur le site).

Les dispositions de la page « Terms of service » complètent les présentes pour ce qui concerne l’utilisation du site et les aspects généraux des prestations. En cas d’ambiguïté, les parties s’efforcent de privilégier une interprétation cohérente plutôt qu’opposée.

3. Formation du contrat et durée.

Le contrat est formé lorsque le Client accepte, par écrit, une proposition commerciale ou une lettre de mission émise par LineaVive, ou lorsqu’un document contractuel spécifique est signé par les parties. L’acceptation peut prendre la forme d’une signature manuscrite ou électronique, ou d’une confirmation explicite par e-mail mentionnant l’accord sur la proposition.

Le contrat prend effet à la date d’acceptation ou à la date indiquée dans la proposition ou la lettre de mission. Sauf mention contraire, le contrat est conclu pour la durée nécessaire à l’exécution des prestations prévues. Il peut inclure des périodes de préparation, de réalisation, de restitution, puis de suivi.

Des missions récurrentes ou des programmes d’accompagnement peuvent être organisés dans le cadre de contrats-cadres, complétés par des bons de commande ou ordres de mission successifs. Dans ce cas, chaque mission est régie par le contrat-cadre et par les documents qui lui sont attachés.

4. Prix, révision et frais.

Les prix des prestations sont indiqués dans la proposition ou la lettre de mission. Sauf indication contraire, ils sont exprimés en euros et hors taxes. Les taxes applicables (notamment la TVA) sont ajoutées conformément au droit en vigueur au moment de la facturation.

Les prix peuvent être établis sur une base forfaitaire (par mission ou par phase) ou sur une base journalière (nombre de jours ou de demi-journées). Les frais externes (par exemple: déplacements, hébergement, location de salle, traduction, sous-traitance spécialisée) sont précisés séparément lorsqu’ils sont à charge du Client.

Pour les contrats de longue durée, des mécanismes de révision raisonnable des prix peuvent être prévus dans les documents contractuels, par exemple en fonction de l’évolution des coûts et des indices de référence usuels. En l’absence de mécanisme dédié, toute révision de prix doit faire l’objet d’un accord écrit entre les parties.

5. Conditions de paiement.

Les modalités de facturation et les délais de paiement sont indiqués dans la proposition, la facture ou les conditions particulières. Sauf accord différent, un acompte peut être demandé à la signature, et le solde facturé selon l’avancement de la mission (jalons, livrables, fin de mission).

Les factures sont payables dans le délai mentionné sur celles-ci. En cas de retard de paiement, des intérêts et indemnités peuvent être appliqués, conformément au droit applicable et aux conditions contractuelles. LineaVive se réserve en outre la possibilité de suspendre l’exécution des prestations ou la livraison des livrables tant que le paiement n’est pas régularisé, après information préalable du Client.

Le Client ne peut opérer de compensation unilatérale entre les sommes éventuellement dues par LineaVive et les factures qui lui sont adressées, sauf accord écrit exécutoire ou décision judiciaire définitive en sens contraire.

6. Modification du périmètre et services supplémentaires.

Le périmètre de la mission est défini dans la proposition ou la lettre de mission. Toute demande de modification substantielle du périmètre (ajout de parcours, extension à de nouveaux pays ou segments, augmentation significative du nombre de participants, etc.) fait l’objet d’une analyse préalable et, le cas échéant, d’une proposition complémentaire ou d’un avenant.

Lorsque le Client sollicite des prestations supplémentaires non prévues dans le périmètre initial (par exemple, ateliers additionnels, nouveaux livrables, formation d’équipes internes complémentaires), celles-ci peuvent être facturées en plus, au tarif en vigueur ou selon un devis spécifique accepté.

Si des modifications unilatérales du calendrier ou du périmètre par le Client entraînent des coûts ou des charges supplémentaires pour LineaVive (temps de replanification, annulation de réservations, etc.), ces coûts peuvent être répercutés de manière raisonnable, conformément aux règles d’annulation et de remboursement décrites sur le site et dans la proposition.

7. Collaboration, information et implication du Client.

La qualité de la mission dépend largement de la disponibilité des informations, de l’implication des parties prenantes et de la capacité du Client à mobiliser ses équipes. Le Client s’engage à désigner un interlocuteur principal et, le cas échéant, un comité de suivi, afin de faciliter la coordination.

Le Client fournit à LineaVive les informations nécessaires à la compréhension des parcours clients et des enjeux (rapports, documents internes, contacts, données à jour, etc.). Il garantit que ces informations sont communiquées dans le respect des droits de tiers et des réglementations applicables (notamment en matière de protection des données et de confidentialité).

Le Client s’engage à informer LineaVive des événements susceptibles d’avoir un impact significatif sur la mission (réorganisation interne, changement de priorités, lancement ou interruption de projets connexes, etc.), afin d’adapter, si nécessaire, le déroulé des travaux.

8. Nature des obligations de LineaVive.

LineaVive fournit des prestations de conseil, de conception et de facilitation. Sauf stipulation contraire expresse, les obligations du studio sont des obligations de moyens: LineaVive s’engage à mettre en œuvre ses compétences, ses méthodes et le temps convenu pour accompagner le Client, sans garantir un résultat quantifiable précis (par exemple un niveau déterminé de chiffre d’affaires, de marge ou de satisfaction).

Les exemples de gains ou de résultats présentés sur le site ou dans les supports sont illustratifs et proviennent de contextes spécifiques. Ils ne constituent ni une promesse, ni un engagement de résultat. Les décisions finales de mise en œuvre, les choix techniques et organisationnels et la priorisation des recommandations restent de la responsabilité du Client.

9. Propriété intellectuelle et droits d’utilisation.

Les droits de propriété intellectuelle attachés aux méthodes, modèles, gabarits, outils et contenus préexistants de LineaVive (y compris les modèles de cartes) restent la propriété du studio ou de ses ayants droit. Le Client ne reçoit sur ces éléments qu’un droit d’utilisation limité, non exclusif, non cessible et non transférable, pour ses besoins internes, tel que défini dans le contrat.

Les livrables produits dans le cadre de la mission (par exemple: cartes de parcours spécifiques au Client, synthèses, feuilles de route) sont, sauf stipulation contraire, destinés à un usage interne du Client. Ils ne peuvent être publiés, diffusés ou commercialisés auprès de tiers sans accord préalable et écrit de LineaVive, à l’exception d’extraits intégrés dans des communications internes ou de gouvernance.

Le Client garantit qu’il détient les droits nécessaires sur les contenus qu’il transmet à LineaVive (logos, marques, textes, données, etc.) et qu’il autorise le studio à les utiliser dans le strict cadre de la mission et pour la durée de celle-ci.

10. Confidentialité.

Les parties s’engagent à traiter comme confidentielles les informations non publiques échangées dans le cadre de la mission (parcours clients, données internes, stratégies, etc.) et à ne pas les divulguer à des tiers, sauf accord écrit ou obligation légale. Cette obligation s’applique pendant la mission et pendant une durée raisonnable après sa fin.

Chaque partie peut communiquer certaines informations à ses conseillers externes (avocats, comptables, assureurs) ou à des sous-traitants impliqués, à condition que ceux-ci soient soumis à une obligation de confidentialité équivalente. Les informations publiques ou devenues publiques indépendamment d’une faute d’une des parties ne sont pas couvertes par l’obligation de confidentialité.

11. Non-sollicitation.

Sauf accord contraire, le Client s’engage à ne pas solliciter directement pour embauche, en dehors de procédures ouvertes au public, les collaborateurs ou partenaires clés de LineaVive ayant participé à la mission, pendant une période raisonnable après la fin de celle-ci. Lorsque des recrutements directs sont envisagés, les parties peuvent convenir de modalités spécifiques.

12. Responsabilité et limitation.

La responsabilité de LineaVive ne peut être engagée qu’en cas de faute prouvée, dans le cadre de l’exécution de la mission, et dans les limites prévues par le contrat et la loi. Sauf disposition impérative contraire, la responsabilité globale de LineaVive pour l’ensemble des dommages directs résultant d’une mission est en principe plafonnée à un montant lié aux honoraires perçus au titre de cette mission.

Les dommages indirects (perte de profit, de chiffre d’affaires, de chance, atteinte à l’image, etc.) sont en principe exclus, sauf faute lourde ou dol. Le Client reste responsable des décisions qu’il prend sur la base des livrables, des priorités qu’il fixe, des choix d’implémentation et du contexte dans lequel les recommandations sont mises en œuvre.

13. Résiliation anticipée.

Chaque partie peut mettre fin unilatéralement au contrat en cas de manquement grave de l’autre partie à l’une de ses obligations contractuelles, non réparé dans un délai raisonnable après mise en demeure écrite. Les modalités et conséquences de la résiliation (facturation des travaux réalisés, gestion des livrables en cours, restitution éventuelle de documents) sont précisées dans les documents contractuels.

Le Client peut également décider d’arrêter une mission pour des raisons propres (changement de priorité, réorganisation, etc.). Dans ce cas, les travaux déjà réalisés, les frais engagés et les engagements irrévocables restent dus, dans le respect des règles d’annulation et de remboursement convenues.

14. Force majeure.

Aucune partie ne peut être tenue responsable d’un manquement à ses obligations si ce manquement résulte d’un événement de force majeure au sens du droit applicable (par exemple: catastrophe naturelle, conflit, pandémie entraînant des restrictions légales sévères, défaillance prolongée d’infrastructures critiques, etc.).

La partie invoquant un cas de force majeure en informe l’autre dans les meilleurs délais et propose, dans la mesure du possible, des solutions d’adaptation (report, format à distance, ajustement du périmètre). Si la situation se prolonge, les parties se concertent pour adapter ou mettre fin à la mission dans des conditions équilibrées.

15. Protection des données.

Les traitements de données à caractère personnel réalisés par LineaVive dans le cadre du site et des missions sont décrits dans la privacy policy et, le cas échéant, complétés par des clauses spécifiques ou des accords de traitement des données. Ces documents précisent les rôles respectifs des parties (responsable du traitement, sous-traitant, etc.), les mesures de sécurité, les durées de conservation et les droits des personnes concernées.

16. Droit applicable et juridiction compétente.

Les présentes Conditions générales et les contrats conclus entre LineaVive et le Client sont régis par le droit belge, sans préjudice de l’application de dispositions impératives d’un autre droit lorsqu’elles sont applicables. En cas de litige, les parties cherchent d’abord une solution amiable, en privilégiant le dialogue et la recherche de compromis.

À défaut de résolution amiable, et sous réserve des règles impératives de compétence, les tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles sont en principe seuls compétents pour connaître des litiges relatifs à l’interprétation, la validité ou l’exécution des présentes Conditions générales et des contrats conclus entre LineaVive et le Client.

17. Entrée en vigueur et évolution des Conditions générales.

La présente version des Conditions générales entre en vigueur à la date indiquée sur le site et remplace toute version antérieure pour les contrats conclus après cette date. Pour les contrats déjà signés, ce sont les versions annexées ou référencées dans ces contrats qui s’appliquent, sauf accord écrit contraire entre les parties.

LineaVive peut adapter les Conditions générales pour tenir compte de l’évolution de ses services, de son organisation ou de la législation. Les modifications sont publiées sur le site. Nous vous invitons à en prendre connaissance régulièrement et à solliciter, au besoin, l’avis de vos conseillers juridiques.

Le texte des présentes Conditions générales est fourni à titre informatif. Seules les versions signées ou explicitement acceptées dans le cadre d’une mission donnée font foi en cas de divergence.